La última sesión del mixtura Lab estuvo dedicada al publicity o lo que es lo mismo, cómo aparecer en los medios de comunicación gratis. Esta sesión estuvo dirigida por nuestro amigo José A. Neketan, periodista del periódico local Canarias 7. Neketan es un gran profesional que ha trabajado en los medios durante muchos años. En una tertulia muy entretenida nos explicó los entresijos de este mundillo que no deja de estar directamente relacionado con las relaciones humanas.

Y sin cuña…

Cabe pensar a priori que la única forma para conseguir aparecer gratis en los medios de comunicación es tener algún amigo que trabaje en el periódico y te eche una mano. Neketan nos demostró cómo eso no es un factor imprescindible. Por supuesto, es una ayuda, pero las auténticas claves son generar una noticia que sea de interés público y facilitarle el trabajo al profesional del medio.

Hazte con una agenda de contactos

Antes de ponerte a generar noticias y a redactar notas de prensa es importante conocer a los participantes del juego. Conoce a los responsables de los distintos departamentos sensibles de publicar una noticia que tú generes (economía, sociedad…). Conoce sus estilos, qué cosas suelen destacar y cuáles no…

Vete apuntando sus nombres y llama al medio en el que trabajen para que te den su email y número de teléfono. Y una vez lo tengas, haz que los periodistas te pongan cara. Visítalos y preséntate. Al fin y al cabo se trata de una relación humana. Una relación que debe ser estable y fluida.

Y no te cases con nadie. Acude a la mayor cantidad de medios de comunicación que puedas.

Genera una noticia de interés público

Debe quedar claro que un periódico es un receptor de noticias, no de intenciones. Por tanto es mejor no quemar posibilidades y dirigirse a los medios sólo cuando tengas algo que contar, no cuando te gustaría aparecer en ellos. Si un periodista te publica hoy, a menos que tengas un bueno motivo, no te va a publicar la semana que viene. Se debe esperar al momento adecuado. No busques salir por salir.

Por ejemplo, a un grupo de música que esté empezando no le interesa aparecer en los medios de comunicación un mes antes de publicar su disco. Es mejor esperar a que lo haya sacado para intentar luchar por aparecer. Así, a aquellos que les despierte curiosidad podrán acercarse a su tienda de discos y encontrar el disco en cuestión. Si se precipita, corre el riesgo de no aparecer cuando realmente le interesa.

¿Quién es el interesado? Redacta tus propias notas de prensa

Como el interesado en aparecer en los medios eres tu, en lugar de esperar a que los medios te envíen algún periodista a hacerte una entrevista, es mejor que redactes tu mismo tus propias notas de prensa y se las hagas llegar a los medios de comunicación.

Una gran ventaja de enviar tu propia nota de prensa es que te aseguras que los medios de comunicación dan la versión que tu quieres dar. No hay interpretaciones.

La nota debe estar redactada en lenguaje periodístico de forma que le facilites tanto la labor al periodista que únicamente tenga que copiar y pegar. Sobra decir que debe estar muy bien presentada. Al fin y al cabo va a ser tu tarjeta de presentación de cara a los medios. Hoy en día, con la informática e internet se facilita mucho la tarea. Sácale provecho.

Lo más importante es el titular que le vayas a dar a la noticia. No solo las palabras en sí, sino el mensaje que van a destacar de la noticia misma. Aquí hay que tener mucha psicología. Por ejemplo, si una empresa invita a un político de un partido X a participar en la inauguración de su nueva sede y le envía una nota de prensa a un medio del mismo color político, en el titular debe aparecer el nombre de ese político. Sin embargo, esa misma noticia, al enviársela a un medio simpatizante del partido político Y, deberá tener un titular que destaque el mero hecho de la inauguración en sí, sin nombrar al político del partido X.

Pero no sólo se debe redactar el titular. Hay que redactar la nota de prensa entera. Comenzando con la información más relevante al principio para ir luego dando el resto de los detalles. Así, si el periódico tiene solo un pequeño espacio libre, el periodista sabrá que copiando los primeros párrafos dará la información de forma correcta.

Aún así, es importante ampliar la información por si el espacio con el que cuentan es mayor. Si se trata de una empresa, además de incluir el cuerpo de la noticia en concreto, es importante adjuntar un dossier sobre la empresa, por si el periodista quiere ampliar la información. Si contamos con material audiovisual, sería bueno enviarlo también, aunque sea para un periódico. Y si hay una web de referencia, ¡mucho mejor!

Con respecto al estilo de la redacción debes huir de los adjetivos, buscando siempre un estilo lo más directo y sencillo posible.

Cualquier nota de prensa que se envíe debe estar acompañada por una o varias fotos de calidad que ilustren la noticia. ¡Siempre enviar buenas fotos! No hace falta que sean unas imágenes gigantescas de 20 Mb pero tampoco de baja resolución.

Y una vez enviada la nota de prensa hay que estar disponible para cualquier consulta que pueda tener el periodista y facilitarle la labor. Huelga decir que en la nota deben aparecer nuestros datos de contacto.

¿Y si aún así no te publican?

La insistencia no es una buena estrategia. Llamar de forma incesante una vez se ha hecho llegar el material no es un buen sistema, de hecho, resulta contraproducente. En la información que se facilite al medio debe quedar claro un teléfono de contacto o una dirección de e-mail, de modo que cuando el periodista lo decida se pueda poner en contacto con los interesados. Conviene asumir que querer salir no siempre significa lograrlo, el periodista también está sometido a muchas miserias de espacio o actualidad, que hay que comprender.

Si una nota no tiene éxito, genera una nueva noticia y envíala, aunque la información complementaria sea la misma (el dossier de la empresa, etc). Pero que siempre sea una noticia nueva.

Usando estas claves que aquí te presentamos al menos estarías en el buen camino. No hay garantía, como nada en esta vida, pero si la noticia es buena y está bien presentada, es muy probable que los medios de comunicación se fijen en ti. ¡Y sin cuña!

La calidad requerida

La calidad requerida corresponde a los atributos indispensables que el cliente pide al expresar sus necesidades y que la empresa puede conocer en todos sus términos para satisfacerlas.

En la creación web, sería realizar una web según lo solicitado por el cliente. Es decir que incluya por ejemplo una sección en la que se presente a su empresa, otra en la que se presente los productos que vende y otra para localización y contacto.

La calidad esperada

La calidad esperada se refiere a aquellos atributos del servicio que complementan los atributos indispensables no siempre explícitos, pero que el cliente desea y que suelen tener un fuerte componente subjetivo. Se denominan expectativas.

Una vez más, en la creación web hablaríamos de ofrecer un trato agradable y eficiente al cliente o que la web sea bonita y fácil de usar.

La calidad potencial

La calidad potencial son las posibles características del bien que desconoce el cliente, pero que, si se las ofrecemos, valora positivamente. Hablamos del típico “extra”.

En el entorno de la creación web un ejemplo sería hacer la web accesible y optimizada para el posicionamiento en buscadores.

La última sesión de nuestro mixtura Lab ha sido especialmente interesante. Gracias a la asistencia de auténticos especialistas en la materia, hemos conseguido elaborar un diagrama muy completo en el que se explica cómo hacer una web.

Quiero agradecer en especial la colaboración recibida por parte de Nayra Quesada, Fer Torres y Carlos.

La duración de cada una de las fases de proyecto que mencionamos en este diagrama son orientativas y variarán según el proyecto. Además asociamos cada una de las fases con un puesto de trabajo, aunque somos conscientes que en muchas ocasiones una misma persona será la encargada de realizar varias de las fases.

Para evitar malentendidos y frustraciones innecesarias es conveniente que siempre se apliquen estas fases que describen cómo hacer una web y que no se pase de fase hasta no haber terminado la anterior (excepto cuando se trate de fases que puedan realizarse simultáneamente).

Briefing

Esta fase será ejecutada por el ejecutivo de cuentas. Es la segunda fase más importante del proyecto (después del análisis).

Se trata de una reunión entre el estudio y el cliente en el que ambas partes se conocen (si se trata de un primer trabajo). El objetivo primordial de esta fase es conocer la actividad del cliente y cuáles son sus necesidades. Para ello, es muy útil acudir a la reunión con un formulario prediseñado con las preguntas clave que nunca se deben olvidar en esta fase del proyecto.

También resulta de gran ayuda averiguar el presupuesto con el que cuenta el cliente para ejecutar el proyecto. Muchas veces el cliente pide y pide. Uno prepara un proyecto gigantesco, según lo solicitado por el cliente, y al presentar el presupuesto el cliente se asombra pues no tiene capacidad para desembolsar ni una cuarta parte de la cantidad presentada.

Análisis

La madre del cordero. Es imprescindible dedicar el tiempo que haga falta a esta fase. ¿Se imaginan que un ingeniero de caminos no realice sus cálculos a conciencia antes de definir el trazado de una carretera? No se puede dejar espacio a la improvisación. La mayoría de las veces conlleva muchos problemas consigo. Esta fase la realizarán el director técnico y el director de arte del proyecto.

Se empieza por documentarse sobre las posibles soluciones a aplicar, tanto a nivel técnico como gráfico. En en caso de tratarse de una web estática se realiza un esquema de secciones. Si se trata de una web dinámica se realiza un modelo de dominio, para conocer los roles de cada uno de los personajes que van a hacer uso de la aplicación y así diseñar una solución idónea. Luego se prepara un diagrama de casos de uso y por último se genera un prototipo de la interfaz gráfica.

Para proyectos de creación de páginas web de grandes dimensiones se puede llegar a cobrar por la ejecución del análisis.

Presupuesto

Con la información recabada en las fases anteriores ya estamos en condiciones para elaborar un cronograma y una estimación de horas para cada una de las fases que se van a dar en la creación de la página web. Esta fase también será realizada por el director técnico y el director de arte del proyecto.

Es necesario redactar un contrato en el que el estudio de comprometa a entregar el proyecto en una fecha determinada y el cliente se comprometa a colaborar en la ejecución de la web y realizar los pagos en las fechas acordadas. Es más que acosejable cobrar un 50% del total de la cantidad presupuestada antes de seguir adelante.

Elaboración de contenidos

En el contrato se debe haber acordado quién va a estar encargado de generar los contenidos para la web. Si el cliente no tiene tiempo para ello, un documentalista se puede encargar de redactar los textos. Las traducciones deben ser realizadas por un traductor profesional.

En esta fase también se genera o recopila el resto del material necesario: fotografías, vídeos, animaciones…

¡Mucho ojo si esta fase se deja en manos del cliente! En muchísimas ocasiones los proyectos web se dilatan debido a que el cliente no entrega los contenidos en la fecha acordada. Esto genera importantes desajustes en la organización del estudio.

Diseño gráfico

Al tiempo que se generan los contenidos el diseñador web puede empezar a trabajar en el diseño gráfico. ¡ojo! No vale un diseñador gráfico de impresión. La web tiene muchas características únicas que nada tienen que ver con el mundo editorial.

Primero se genera uno o más bocetos en el que se definen las posibles líneas gráficas a seguir. Solo se trabajan una o dos secciones. Cuando se ha elegido una línea a seguir se diseña cada una de las plantillas necesarias para la creación de la página web. El ejecutivo de cuentas se encargará de ir presentando al cliente el diseño en formato pdf vía email.

El diseñador realiza el diseño tanto del Front End como del Back End.

Una vez se ha aprobado el diseño por escrito, el maquetador lo convierte en plantillas XHTML no interactivas.

Implementación técnica

En paralelo al diseño gráfico y a la elaboración de los contenidos, el programador implementa la solución definida en la fase de análisis. En esta fase lo que se generan son las tripas de la página web.

Al igual que antes esta labor se realiza tanto en el Front End como en el Back End.

Integración

Terminadas las dos fases anteriores el programador puede pasar a integrar lo implementado a nivel técnico con las maquetas creadas con el diseño gráfico.

Inserción de contenidos

Ahora que todo funciona es el momento para insertar los contenidos en la página. Tanto en el idioma principal como en los secundarios. Esta fase debe correr a cargo de un editor.

Pruebas y correcciones

Aunque a lo largo de todas las fases de la creación de la página web se van realizando continuas pruebas y correcciones, llega un momento en el que se publica una versión alfa. En este momento, el director técnico y el director de arte revisan la web de arriba a abajo probando todas las combinaciones posibles para acceder a los contenidos y realizar tareas.

Una vez ha pasado este filtro previo y se han realizado todas las correcciones oportunas se le muestra al cliente para que pruebe él la versión beta. Se le da un plazo limitado de tiempo y se le solicita que entregue un informe con las correcciones que estime necesarias al final del plazo (y no a medida que vaya encontrando los fallos). Es importante que se trate de fallos y no de nuevas incorporaciones al proyecto. Eso se podrá haber dejado cerrado en el contrato.

Formación

Justo antes de presentarle al cliente la versión alfa, se le forma para hacer uso de la aplicación (en caso de que tenga algún tipo de gestor de contenidos o similar).

Unas veces puede valer con una simple reunión. En otras ocasiones es necesario redactar un manual de uso.

Publicación de la web

Y por fin, cuando todas las fases anteriores han terminado, el programador publica la web en el servidor definitivo.

Bueno, espero que esta descripción de cómo hacer una web, el desarrollo del proyecto y sus fases sea de utilidad.

En un estudio de diseño (y general en cualquier empresa) cuando se trabaja en equipo es importante usar un sistema para guardar los archivos de forma que todos los miembros de un equipo puedan identificar rápidamente. Así evitas situaciones del tipo: ¿cómo lo habrán archivado? ¿qué nombre le habrán puesto? ¿será este documento la versión definitiva?

Vamos a darte algunas de las claves que a nosotros nos resultan de gran utilidad para encontrar cualquier archivo en cuestión de segundos.

La base de todo

La base de todo está en usar siempre la misma nomenclatura y crear siempre la misma estructura de nombres para las carpetas y documentos.

En mixtura usamos una carpeta dentro de un servidor local para guardar todos los proyectos activos o recientemente terminados. A esta carpeta la llamamos “Proyectos”.

Dentro de “Proyectos” incluimos un primer nivel de carpetas ordenadas por cliente. En lugar de poner el nombre del cliente usamos una abreviatura de tres letras. Por ejemplo, uno de nuestros clientes es un estudio de diseño que se llama Buenavista Design y le hemos asignado la abreviatura BUE. De esta forma, lo primero con lo que te encuentras al abrir la carpeta “Proyectos” es un listado de carpetas con abreviaturas de nombres de clientes: ARE, AVI, BUE, BUL, CAD…

Luego, una vez dentro de la carpeta de uno de los clientes, creamos carpetas con las referencias de los proyectos que ese cliente tiene activos. Igual que antes, al proyecto lo nombramos con una versión abreviada. En este caso no usamos una abreviatura, sino un número de tres dígitos. Los números de los proyectos son consecutivos: 001, 002, 003… y los vamos asignando a medida que van surgiendo los proyectos con el tiempo. A la abreviatura del cliente le añadimos este número de proyecto y así obtenemos la referencia del proyecto; por ejemplo PLO033, BUE034, FOR035…

Al principio puede parecer un poco rebuscado pero las ventajas que implica este sistema lo compensa con creces. Hablaré más adelante de estas ventajas.

En mixtura hemos creado una aplicación para la generación de estas referencias de proyecto. Se trata de una base de datos en la que primero creamos el cliente (si no existe de antemano) para el que elegimos una abreviatura y luego vamos creando los proyectos, a los que se les va generando automáticamente un número secuencial. Cuando creamos un proyecto, le asignamos un cliente y así obtenemos la referencia del proyecto. Si no tienes los conocimientos para desarrollar una base de datos así, siempre te puedes crear un listado (con una hoja de cálculo o similar) que haga la misma función aunque de una forma algo más rudimentaria.

Lo que debes conseguir con este listado (o con esta base de datos) es tener un guión en el que consultar lo que significaba BUE034 en caso de que te olvides. En nuestro caso, BUE034 corresponde al desarrollo de una página web: www.sunshine-villas.es. En mixtura trabajamos con esta base de datos siempre abierta para tenerla como referencia.

Las carpetas que se incluyen en la carpeta de un proyecto

Dentro de un proyecto, como por ejemplo el BUE034, usamos siempre la misma estructura de carpetas para archivar los documentos. A cada una de estas carpetas le incluimos en el nombre la referencia del proyecto. En el ejemplo que estamos revisando sería algo como:

BUE034 Documentación
Dentro de la carpeta “Documentación” guardamos todos los documentos que tienen que ver con la parte administrativa del proyecto. Por ejemplo, la estimación de horas para ejecutar dicho proyecto, los presupuestos recibidos, las aclaraciones a los presupuestos emitidos y similares.

BUE034 Materiales
En la carpeta “Materiales” archivamos documentos que nos pueden ser de utilidad para el desarrollo de un proyecto. Por ejemplo, fotografías que hemos buscado por internet, información a cerca del producto sobre el cual vamos a desarrollar el proyecto, tipografías que hemos seleccionado para usar en el proyecto…

BUE034 Contenidos
Esta es la carpeta destinada a guardar los contenidos que nos suministra el cliente (en la mayoría de los casos) y que se deberán incluir en el resultado final. Aquí tienen cabida tanto los textos, como las traducciones a otros idiomas, las fotografías, logotipos, vídeos…

BUE034 Diseño
Por último creamos una carpeta en la que incluir el diseño con sus correspondientes revisiones y variaciones.

En caso de tratarse de un trabajo de fotografía en lugar de un diseño, en lugar de usar una carpeta “Diseño” creamos una que se llama “Fotos”, pero el principio es el mismo. Si para un proyecto no hace falta una de las carpetas, no la creamos.

Las versiones de los documentos

En el desarrollo del proyecto es conveniente no desechar ninguna versión de un trabajo en el que estés trabajando, ya que siempre te va a resultar útil volver a un punto anterior para rescatar un recurso que habías creado. Por eso, en mixtura no se tira nada. Al menos mientras desarrollamos.

Comenzamos por crear un documento que se llame “BUE034 Diseño 1.0.ai”. Si se hacen modificaciones sobre este documento tenemos dos opciones. Si se trata de una modificación simple duplicamos el documento anterior y lo renombramos “BUE034 Diseño 1.1.ai” para luego ponernos a trabajar sobre este nuevo documento. Si se trata de una propuesta totalmente diferente lo duplicamos y lo renombramos “BUE034 Diseño 2.0.ai”.

Una vez llegamos a un resultado definitivo, guardamos todas las versiones previas dentro de una carpeta que llamamos “BUE034 Previos” (dentro de la carpeta “BUE034 Diseño”) y dejamos fuera solo un documento que se llama “BUE034 Diseño.ai”. En caso de que hubiese que preparar un arte final, duplicaríamos este documento para crear el arte final y lo nombraríamos “BUE034 Diseño 2.0.ai”.

Así nunca perdemos trabajo realizado aunque el inconveniente con el que te puedes encontrar es el consumo de espacio en el disco duro que implica. Siempre puedes eliminar todas las versiones no definitivas al terminar el proyecto.

Ventajas

Las ventajas que nosotros le encontramos a este sistema son muchas y muy importantes.

Organización y orden
Si todos los miembros del equipo usan este sistema, todos podrán encontrar rápidamente lo que buscan sin necesidad de preguntar a nadie.

Nombres de documento más concisos
Gracias a que el nombre del documento empieza con el nombre del proyecto podemos usar un nombre así “BUE034 Diseño 2.0.ai” en lugar de “Diseño web www.sunshine-villas.es esquinas curvas.ai” o similar. En nuestra base de datos (o listado) ya viene indicado que BUE034 es una página web y en concreto es www.sunshine-villas.es.

Acceso desde las aplicaciones
Cuando desde una aplicación o desde el mismo sistema haces uso de la opción “Documentos recientes” o “Carpetas recientes” reconoces rápidamente el archivo que buscas. Hay veces que los diseñadores usan nombres tipo “Diseño web.ai”. ¿A qué web se referirán? Con este método, se soluciona este problema.

Comunicación interna
Cuando enviamos un correo electrónico a un compañero del equipo, el asunto lo empezamos con la referencia del proyecto. Así el compañero ya sabe de que va el tema y se ahorra tiempo al escribir. Ejemplo: BUE034 Diseño aprobado. Además, te puedes crear una regla en tu programa de correo para agrupar todos los mensajes que empiecen con un mismo encabezado.

Organización personal
Cuando añades una cita a la agenda, puedes ahorrarte muchas palabras innecesarias usando la referencia del proyecto para aclarar el tema del que se trata. Ejemplo: BUE034 Hacer presupuesto.

Conclusión

Usamos más directrices a la hora de archivar nuestros documentos, pero creo que para tratarse de una introducción a nuestro método este es un buen comienzo.

Si crees que este método puede serte útil, siéntete libre de utilizarlo y si tienes alguna sugerencia para mejorarlo, no dejes de comentárnoslo. Estamos siempre abiertos a la búsqueda de mejoras de nuestros procesos.