Cómo archivar los documentos en el estudio de diseño gráfico

En un estudio de diseño (y general en cualquier empresa) cuando se trabaja en equipo es importante usar un sistema para guardar los archivos de forma que todos los miembros de un equipo puedan identificar rápidamente. Así evitas situaciones del tipo: ¿cómo lo habrán archivado? ¿qué nombre le habrán puesto? ¿será este documento la versión definitiva?

Vamos a darte algunas de las claves que a nosotros nos resultan de gran utilidad para encontrar cualquier archivo en cuestión de segundos.

La base de todo

La base de todo está en usar siempre la misma nomenclatura y crear siempre la misma estructura de nombres para las carpetas y documentos.

En mixtura usamos una carpeta dentro de un servidor local para guardar todos los proyectos activos o recientemente terminados. A esta carpeta la llamamos “Proyectos”.

Dentro de “Proyectos” incluimos un primer nivel de carpetas ordenadas por cliente. En lugar de poner el nombre del cliente usamos una abreviatura de tres letras. Por ejemplo, uno de nuestros clientes es un estudio de diseño que se llama Buenavista Design y le hemos asignado la abreviatura BUE. De esta forma, lo primero con lo que te encuentras al abrir la carpeta “Proyectos” es un listado de carpetas con abreviaturas de nombres de clientes: ARE, AVI, BUE, BUL, CAD…

Luego, una vez dentro de la carpeta de uno de los clientes, creamos carpetas con las referencias de los proyectos que ese cliente tiene activos. Igual que antes, al proyecto lo nombramos con una versión abreviada. En este caso no usamos una abreviatura, sino un número de tres dígitos. Los números de los proyectos son consecutivos: 001, 002, 003… y los vamos asignando a medida que van surgiendo los proyectos con el tiempo. A la abreviatura del cliente le añadimos este número de proyecto y así obtenemos la referencia del proyecto; por ejemplo PLO033, BUE034, FOR035…

Al principio puede parecer un poco rebuscado pero las ventajas que implica este sistema lo compensa con creces. Hablaré más adelante de estas ventajas.

En mixtura hemos creado una aplicación para la generación de estas referencias de proyecto. Se trata de una base de datos en la que primero creamos el cliente (si no existe de antemano) para el que elegimos una abreviatura y luego vamos creando los proyectos, a los que se les va generando automáticamente un número secuencial. Cuando creamos un proyecto, le asignamos un cliente y así obtenemos la referencia del proyecto. Si no tienes los conocimientos para desarrollar una base de datos así, siempre te puedes crear un listado (con una hoja de cálculo o similar) que haga la misma función aunque de una forma algo más rudimentaria.

Lo que debes conseguir con este listado (o con esta base de datos) es tener un guión en el que consultar lo que significaba BUE034 en caso de que te olvides. En nuestro caso, BUE034 corresponde al desarrollo de una página web: www.sunshine-villas.es. En mixtura trabajamos con esta base de datos siempre abierta para tenerla como referencia.

Las carpetas que se incluyen en la carpeta de un proyecto

Dentro de un proyecto, como por ejemplo el BUE034, usamos siempre la misma estructura de carpetas para archivar los documentos. A cada una de estas carpetas le incluimos en el nombre la referencia del proyecto. En el ejemplo que estamos revisando sería algo como:

BUE034 Documentación
Dentro de la carpeta “Documentación” guardamos todos los documentos que tienen que ver con la parte administrativa del proyecto. Por ejemplo, la estimación de horas para ejecutar dicho proyecto, los presupuestos recibidos, las aclaraciones a los presupuestos emitidos y similares.

BUE034 Materiales
En la carpeta “Materiales” archivamos documentos que nos pueden ser de utilidad para el desarrollo de un proyecto. Por ejemplo, fotografías que hemos buscado por internet, información a cerca del producto sobre el cual vamos a desarrollar el proyecto, tipografías que hemos seleccionado para usar en el proyecto…

BUE034 Contenidos
Esta es la carpeta destinada a guardar los contenidos que nos suministra el cliente (en la mayoría de los casos) y que se deberán incluir en el resultado final. Aquí tienen cabida tanto los textos, como las traducciones a otros idiomas, las fotografías, logotipos, vídeos…

BUE034 Diseño
Por último creamos una carpeta en la que incluir el diseño con sus correspondientes revisiones y variaciones.

En caso de tratarse de un trabajo de fotografía en lugar de un diseño, en lugar de usar una carpeta “Diseño” creamos una que se llama “Fotos”, pero el principio es el mismo. Si para un proyecto no hace falta una de las carpetas, no la creamos.

Las versiones de los documentos

En el desarrollo del proyecto es conveniente no desechar ninguna versión de un trabajo en el que estés trabajando, ya que siempre te va a resultar útil volver a un punto anterior para rescatar un recurso que habías creado. Por eso, en mixtura no se tira nada. Al menos mientras desarrollamos.

Comenzamos por crear un documento que se llame “BUE034 Diseño 1.0.ai”. Si se hacen modificaciones sobre este documento tenemos dos opciones. Si se trata de una modificación simple duplicamos el documento anterior y lo renombramos “BUE034 Diseño 1.1.ai” para luego ponernos a trabajar sobre este nuevo documento. Si se trata de una propuesta totalmente diferente lo duplicamos y lo renombramos “BUE034 Diseño 2.0.ai”.

Una vez llegamos a un resultado definitivo, guardamos todas las versiones previas dentro de una carpeta que llamamos “BUE034 Previos” (dentro de la carpeta “BUE034 Diseño”) y dejamos fuera solo un documento que se llama “BUE034 Diseño.ai”. En caso de que hubiese que preparar un arte final, duplicaríamos este documento para crear el arte final y lo nombraríamos “BUE034 Diseño 2.0.ai”.

Así nunca perdemos trabajo realizado aunque el inconveniente con el que te puedes encontrar es el consumo de espacio en el disco duro que implica. Siempre puedes eliminar todas las versiones no definitivas al terminar el proyecto.

Ventajas

Las ventajas que nosotros le encontramos a este sistema son muchas y muy importantes.

Organización y orden
Si todos los miembros del equipo usan este sistema, todos podrán encontrar rápidamente lo que buscan sin necesidad de preguntar a nadie.

Nombres de documento más concisos
Gracias a que el nombre del documento empieza con el nombre del proyecto podemos usar un nombre así “BUE034 Diseño 2.0.ai” en lugar de “Diseño web www.sunshine-villas.es esquinas curvas.ai” o similar. En nuestra base de datos (o listado) ya viene indicado que BUE034 es una página web y en concreto es www.sunshine-villas.es.

Acceso desde las aplicaciones
Cuando desde una aplicación o desde el mismo sistema haces uso de la opción “Documentos recientes” o “Carpetas recientes” reconoces rápidamente el archivo que buscas. Hay veces que los diseñadores usan nombres tipo “Diseño web.ai”. ¿A qué web se referirán? Con este método, se soluciona este problema.

Comunicación interna
Cuando enviamos un correo electrónico a un compañero del equipo, el asunto lo empezamos con la referencia del proyecto. Así el compañero ya sabe de que va el tema y se ahorra tiempo al escribir. Ejemplo: BUE034 Diseño aprobado. Además, te puedes crear una regla en tu programa de correo para agrupar todos los mensajes que empiecen con un mismo encabezado.

Organización personal
Cuando añades una cita a la agenda, puedes ahorrarte muchas palabras innecesarias usando la referencia del proyecto para aclarar el tema del que se trata. Ejemplo: BUE034 Hacer presupuesto.

Conclusión

Usamos más directrices a la hora de archivar nuestros documentos, pero creo que para tratarse de una introducción a nuestro método este es un buen comienzo.

Si crees que este método puede serte útil, siéntete libre de utilizarlo y si tienes alguna sugerencia para mejorarlo, no dejes de comentárnoslo. Estamos siempre abiertos a la búsqueda de mejoras de nuestros procesos.